在过去的几年里，技术、劳动力、分销和消费者人口统计都发生了巨大的变化。因此，业务流程需要不断发展，以适应并尽可能有效地为客户带来满意度。组织一直在寻找在业务流程管理（BPM）方面经验丰富的领导团队。 打破公司现状似乎是一项艰巨的任务，但随着智能业务流程改进策略的实施，您将能够尽可能流畅地进行这些更改。让我们看看业务流程改进（BPI），定义它，探索策略，然后注意可以帮助实施和分析公司进度的业务和项目管理工具。 什么是业务流程？ 在改进业务流程之前，我们必须首先了解它。业务流程只是您和您的团队重复执行的一系列任务，旨在为您的利益相关者、赞助商或客户创建产品或服务。业务流程可以建模为流程图，详细说明服务于业务目标所需的任务。 业务流程以目标开始，以实现该目标结束，该目标为客户提供价值。业务流程通常可以分解为更小的流程，以便进行劳动分工。 一般来说，业务流程分为三种类型。 运营：这包括核心业务并创建价值流，例如客户订单，开户，制造等。 管理：这包括公司治理、预算和员工监督等流程。 支持：这包括那些支持其他流程的流程，如会计，招聘，技术支持等。 这些类型中的每一种还展示了业务流程的六个特征： 它有明确的边界、输入和输出 它有一个按顺序排列的活动列表 他问：“谁是顾客？” 它必须为客户增加价值 它嵌入在组织过程中 它通常跨越几个功能 最后，当工作在一个业务流程，它有助于有一个所有者，有人谁是负责监督和改进这个过程。 什么是业务流程改进？ 业务流程改进（BPI）是对业务流程进行分析、重新设计和优化的系统过程。目标是通过减少瓶颈和冗余来实现更大的适应性和效率。当工作流程得到改善时，它会带来更好的质量，更低的成本和更高的客户满意度。 为了实现持续的过程改进，团队首先需要检查他们当前的过程，以发现效率低下或瓶颈。这可能来自分析资源利用率、周期时间和错误率等指标。在此基础上，BPI帮助重新设计流程，例如自动化某些任务或消除不必要的步骤。最后，组织需要实施变革，这可能包括分配资源、调整角色、实施新技术等。 过程改进方法 这些都是改进流程和提高质量、效率和业绩的系统方法。每一种方法都有其长处，并根据组织的需要或项目要求进行调整。一些方法包括平衡计分卡（BSC），六西格玛，全面质量管理（TQM），改善，敏捷，业务流程再造（BPR），根本原因分析（RCA），价值流图（VSM），价值链分析和约束理论（TOC），仅举几例。我们将在下面了解更多关于一些特定方法的信息。 平衡计分卡（BSC） 平衡计分卡是一种战略管理工具，通过衡量四个不同领域的绩效，将业务活动与组织的愿景和战略联系起来;财务，客户，内部流程以及学习和成长。它跟踪和监控关键绩效指标（KPI），以帮助管理人员做出数据驱动的决策。这是一个关于改进如何帮助实现总体业务目标的全面视图。 价值流图 顾名思义，价值流映射直观地映射了从开始到结束的增值和非增值过程步骤。VSM有助于流程改进，以查明生产中的效率低下和浪费。因此，企业可以优化流程并提高生产力。这种方法消除了浪费，并可以实现以客户为中心的业务运营。它通常用于希望实现更精简、更敏捷的业务模式的行业，如制造业、建筑业或医疗保健业。 价值链分析 价值链分析是一种过程改进方法，它着眼于组织内有助于创造客户价值的所有活动。这可能包括原材料采购到最终产品交付。企业可以分析每项活动，以确定质量改进或成本节约可以为他们带来竞争优势的领域。价值链分析通常有助于做出外包和供应链决策。 战略流程改进 另一种过程改进方法是战略过程改进（SPI）。这侧重于使流程改进与公司的长期战略计划和目标保持一致。SPI围绕着对实现业务增长和竞争优势至关重要的流程进行转换。它通过专注于客户关系管理、财务规划和供应链管理等领域来推动组织变革。 改善或持续改进 Kaizen是一个日语单词，意思是持续改进。这种方法鼓励组织中所有级别的员工随着时间的推移对过程做出小而渐进的改进。从一线员工到领导团队，每个人都受到启发，参与识别和解决效率低下的问题。这有助于企业适应变化，降低成本和提高质量。 PDCA：计划、执行、检查、行动 PDCA，或计划，检查和行动，也被称为戴明循环。与Kaizen类似，这是一种持续的流程改进方法，有助于业务流程的迭代改进。首先是“计划”，其中确定了改进机会区域。接下来是“做”，在那里实现了更改，然后是“检查”，监视结果。最后，“行动”包括实施必要的调整。 六西格玛 六西格玛是一种数据驱动的方法论，专注于提高流程质量。它通过识别和消除缺陷背后的原因来实现这一目标，以最大限度地减少可变性。它利用统计分析来衡量和控制质量。这有助于确保流程始终符合高质量标准，同时降低运营效率。它有助于减少缺陷和可变性，从而显著节省成本和客户满意度。 全面质量管理（TQM） TQM是另一种将组织视为一个整体的过程改进工具。它旨在通过关注持续改进，客户满意度和员工参与等因素，将质量文化嵌入每个流程和决策中。TQM表明质量不仅仅是质量控制团队的责任，而是嵌入到组织的各个方面。 流程改进步骤 通过简化您的业务流程，您将减少错误和延迟，并提高客户满意度。听起来不错吧？那么，这里有一些步骤，你可以采取减少浪费，提高效率和改善您的业务流程。 1.确定需要更改的内容 从高层次分析您的业务流程，并确定需要更改的内容。您可以通过进行过程审计来发现问题和风险潜伏的地方，从而发现已经成熟的改进领域。 2.通过流程映射分析您的痛点 在您确定了流程的哪些部分需要改进之后，是时候对它们进行全面分析，以了解发生了什么以及如何切实地进行改进。问自己一些棘手的问题，例如： 哪些步骤会造成路障？ 哪些方面最耗时？ 成本和资源是否过度增加？ 质量是否受到影响？ 您可以通过使用业务流程映射来用流程图或泳道图概述所有内容来找到答案。这些工具将业务流程中的所有步骤可视化。您希望深入了解流程的每个阶段，以确保没有遗漏任何步骤，无论它们看起来多么微小。 这将有助于发现过程中出现问题的根源。为了进一步了解流程的问题所在，您需要与直接参与其中的人员交谈。了解他们对问题所在的看法，以及他们认为可以做些什么来改进流程。 3.制定过程改进计划 现在，您将重新设计流程中不足的部分，并应用您认为必要的改进来提高效率。最好的方法是制定一个过程改进计划。这将有助于与那些参与你所关注的部分的人一起工作。包括你在绘制过程时学到的东西，但继续从他们那里获得输入，作为改进计划编写过程的一部分。明确你想要改变什么，然后进行头脑风暴或其他小组活动来收集想法。在这一点上，不要扼杀任何建议，无论涉及的成本或资源。你想先探索一下。 在探索性的步骤之后，您可以通过在现实环境中考虑这些想法来缩小解决方案。应用影响和风险分析。努力发现风险和潜在的失败点，以进一步帮助您了解您正在构建的提案的全部后果。一旦您和团队达成了一致的现实的流程改进计划，那么您将需要创建一个新图表来记录所涉及的步骤。 4.获得利益相关者的支持 一旦你确定并分析了问题，你就需要得到高级管理层的支持，以批准你的改进计划。这些改进可能需要时间和资源，因此，如果没有高级管理层的承诺，您将无法继续下去。 5.估计所需资源 现在你有了一个过程改进计划，你需要确定需要什么资源来实施它。通过适当的渠道批准这些资源，并清楚地传达为什么需要这些资源来改进和改进流程。商业案例可能是证明您的请求的好方法。 6.做出改变 实施您的重新设计。这可能意味着改变现有的系统、团队和流程。听起来像一个项目本身吗？那是因为它是，你应该把它组织成一个。计划，分配时间和资源，考虑风险，组建团队完成工作。 7.复习复习复习 正如您回顾了现有的过程以发现可以改进的地方一样，您也希望回顾您的改进。监控他们的进度，确保他们达到了你设定的里程碑。当问题出现时，准备好相应地调整你的计划。 始终与您的团队保持沟通。从他们那里获得关于新流程如何工作的信息。问问他们是否在任何层面上感到沮丧。利用这些信息，调整你的计划，以确保这个过程实际上是在改进，而不是毫无意义的改变。 ProjectManager可以帮助改进业务流程 在实施BPI时，可能会涉及到大量的准备、行政和管理工作，因此使用项目管理工具非常有用。ProjectManager具有可帮助改进业务流程的功能，例如在线图表、看板、工作负载管理软件、实时仪表板等。 使用图表进行计划 当你重新设计你的过程时，你需要有一个时间轴来安排任务和截止日期，以确保你尽可能有效地安排项目。这就是为什么要使用在线图表。你所需要做的就是把你的任务列表导入到ProjectManager中，然后时间轴就会被这些任务填充，这些任务可以被链接，进度也可以被跟踪。 使用看板可视化工作流 Project Manager的看板是一个可视化工具，可帮助您查看当前流程。它非常灵活，允许您可视化您的工作，并根据您的需要划分看板。你可以把看板板分解到你想要的程度。 这种可见性使流程清晰明了，因此您可以根据需要改进流程，从而提高效率。它可以帮助团队中的每个人一目了然地看到流程，从而允许在改进这些流程时进行更多的协作。通过可视化流程，您可以快速查看流程中的瓶颈并解决它们。 使用仪表板进行跟踪 由于ProjectManager是一款基于云的项目管理软件，它可以实时捕获您的工作进度。因此，实时仪表板为您提供了一个屏幕，您可以在其中查看您收集的有关进度、成本、工作量等的所有数据，与过程有关。从这个概述中，阻碍您提高生产力的问题通常会很快成为焦点。 业务流程改进是保持项目生产力并与业务的整体组织战略保持一致的关键。幸运的是，ProjectManager拥有您需要的工具来计划，实施，监控和共享这些改进。试试这个免费的30天试用版。