软件文档通常包含在所有新发布的数字产品的包装中。创建软件文档是确保用户知道如何正确使用程序的关键步骤。软件文档有助于实现最佳的UX标准，为用户提供日常使用产品所需的知识。 此外，软件文档对于技术作者来说也很重要。随着公司知识库的扩展和文档的积累，作者制作新内容所需的时间越来越少。这遵循了当今基于重用的内容制作过程的标准过程。组件创作允许您的编写团队创建新的出版物，同时重复使用相同或可比的代码和文本部分。这种方法为开发新产品和创意项目释放了时间和资源。 这个博客将描述有效软件文档的关键组件，并解释如何创建它。 软件文档：它是什么？ 您的技术写作团队为支持您的产品而制作的内容称为软件文档，或SD。SD是在产品生命周期的各个阶段开发的，从让用户熟悉产品到将软件完全集成到客户的系统中。 最初，支持材料可能采用QSG（快速入门指南）的形式，解释产品的关键方面，如安装、认证、设置和要求。这些信息可以作为说明或案例研究，使用现实生活中的例子来解决最复杂的问题。 随着产品的进展，额外的文档变得必要。这包括用户体验文档，如用户指南，旨在增强数字产品的可用性。从产品开发人员的角度来看，UX文档旨在优化潜在客户与产品的交互方式，整合用户场景和详细的用户角色等元素。 在最后阶段，SD包含有助于跟踪应用程序有效性的度量和报告。 编写有效软件文档的一般建议 首先，在你开始写作之前，试着制定一个文档策略。在计划论文中包括您对知识库的总体目标和内容的想法。对于文档将如何使所有相关方（内部和外部）受益，您的愿景应该非常清晰： 内部。确保公司利益相关者的共同创作、单一来源和文档重用。作者应该有效地重复使用以前准备好的文档，并在日常工作中使用相同的来源时进行协作； 外部。帮助作为组织外部利益相关者的客户充分利用您的数字产品。 创建SD的责任应该交给有技术经验的作者。 如果内容是由具有工程或it领域知识的作者准备的，用户会更感兴趣，为用户提供对产品更深入的理解。 拥有技术专长的另一个好处是你的文档中会有更少的错误。这种错误通常是由不正确的术语或对程序的误解引起的。 将开发人员和作者的能力结合起来是解决这个问题的一个潜在方案。如前所述，雇佣一个有技术经验的技术作家将有助于实现这一目标。许多组织中的另一个常见实践是让工程师编写软件文档。 然而，后一种方法有一个问题。尽管技术错误可能会减少，但文章的整体基调可能会下降。这是因为开发人员的写作能力通常远非完美无缺。如果工程师和开发人员完全控制生成技术文档的任务，内容的质量可能会下降，因为他们通常缺乏关于文档风格的知识。 因此，对于工程师和技术作者来说，在整个产品生命周期中进行交流而不是独立工作是理想的。开发人员应该积极参与内容审查过程，并与作者密切合作。 将文档分成编码和测试文档是另一条建议。编码文档展示了数字输出的功能，需要强大的信息技术基础。应该指派具有写作和技术才能的专业人员来解释代码的复杂部分。 帮助描述测试程序的大量材料是测试文档。例如，测试计划或测试过程描述引用这组文档。 考虑心理因素也很重要。避免过度关注创建支持文档。矛盾的是，在各个层面推广数字产品可能并不符合你的最佳利益。试图涵盖每一个潜在的瓶颈可能会导致大量的技术和行话——读者可能永远无法理解的内容。 对于用户来说，文档超载的产品显得太复杂了。尝试创建一个直观的应用程序，而不是提供需要解释的文档。人们根本不会阅读看似核物理学术论文的文件。努力以直截了当、平易近人的方式提供信息。 支持数字产品的另一种常用技术是交联。将读者从当前页面带到上一页或下一页的相关主题的链接，在那里短语或概念将被详细描述，是有效的SD的基本特征。交联给你的材料额外的可能性。结果，它变得更加清晰和紧凑。你可以只引用一个来源，而不是在多页上重复这个术语，这有助于释放页面空间。 软件文档内容结构的10个技巧 以下是帮助您为SD创建清晰而全面的内容的分步指南： 确定你的目标受众。确定产品的用户，并根据他们的技能水平和需求定制文档。考虑他们对主题领域的熟悉程度、技能水平和技术专长。 指定文档的范围。选择您的文档将涵盖的软件功能。列出基本特性、功能以及使用软件所需的任何限制或要求。 决定文档的格式。用户手册、API参考、教程或其组合等选项都是合适格式的示例。在做出选择时，请考虑文档的上下文和目的。 描述文档框架。为你的文档建立一个连贯的、结构良好的框架。将内容分成部分和小节，以方便用户导航，并帮助他们找到所需的信息。典型章节包括简介、安装手册、配置指南、使用示例、故障排除和常见问题（FAQ）。 从概述开始。在文档的开头提供软件特性和目标的高级概要。提供术语、程序和重要概念的概述，以帮助用户理解基础知识。 给出设置和安装说明。一步一步地带领用户完成安装过程，解释任何依赖关系和系统要求。必要时使用屏幕截图或命令行示例来说明每个步骤。 描述软件的基本特性。提供插图和场景来描述各种用例。包括屏幕截图、代码片段或图表，以增强理解。 提供教程和使用示例。提供分步说明和真实示例，帮助用户处理日常工作流程。确保这些足够全面，以帮助用户理解如何执行特定的任务。 文档配置和自定义选项。解释用户如何根据他们的特定需求配置软件。详细说明可用选项、它们的目的以及它们对软件行为的影响。 解决故障排除和常见问题。专门用一个部分来排除常见问题并提供解决方案。包括常见问题列表，以解决常见的疑问或顾虑。 请记住，软件文档的目标是让用户能够有效地利用您的软件，因此请确保语言保持清晰、简洁和用户友好。 使用ClickHelp创建软件文档 使用辅助创作工具可以简化创建SD的过程。由于易于使用的在线帮助创作工具ClickHelp，您的技术写作团队将更高效地工作，并且您的文档将具有完美的外观。 语法荧光笔是该系统的一个小功能，它可以更容易地识别文本正文中的代码样本。代码片段将以图形方式强调，便于用户阅读。 ClickHelp提供了一个所见即所得编辑器（所见即所得）。您可以使用照片、视频教程、图表、图解、屏幕截图等直观地表示门户中的内容。 除了可视化组件之外，使用ClickHelp还将获得其他显著优势。由于平台中使用的单一来源原则，所有最近开发的可比文档都可以“链接”到同一来源。这将在语言和定义方面统一整个知识库。 重用内容是ClickHelp提供的另一个选项。你的作者不必每次都从头开始创作类似的内容。复制类似的内容只需要对已经存在的文本或代码进行小的调整。 ClickHelp提供共同创作，这将加快SD开发过程并提高内容的质量。多个作者可以同时协作处理同一文档。此外，审稿人和翻译人员将能够与投稿人并行处理内容。 通过利用这些功能以及其他功能，您可以在创建优秀内容的同时节省时间和金钱。 结论 节省时间和精力应该是任何有效的软件文档创作的基础。为了确保用户认为知识库是统一和一致的，请尝试使您的材料既灵活又规范。结果将包括增加项目启动、可靠且经过良好测试的代码、改进的用户体验（UX）以及最终更高的收入。 祝你的技术写作好运！ 单击帮助团队 跨平台和设备创作、托管和交付文档