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大部分项目会在内部完成，但你可能需要与供应商和其他人签订合同，以此来提供所需的材料或服务。你如何确保货物是你所需要的类型，数量和价格符合你的财政限制？
这些参数都是通过采购订单商定的。这是一种就项目所需的外部服务达成协议的方法，以确保您可以将它们安排到您的项目计划中。
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什么是采购订单？
采购订单是买卖双方之间具有法律约束力的合同，详细说明买方想要什么，卖方同意交货。这些细节包括价格、数量、交货日期和付款条件。
采购订单还包括一个跟踪号。根据您使用的系统类型，这有助于跟踪从放置到交付和付款的购买时间。
为什么使用采购订单？
采购订单清楚地表明了买方从卖方那里想要什么。它有助于避免在买方想要什么、多少钱、成本是多少、何时何地交货等方面出现混淆。
采购订单也有助于保护买方和卖方。例如，如果买方没有按照订单约定付款，或者卖方没有履行订单的细节，他们可以通过法律途径获得金钱、货物或经济补偿。
当然，诉讼不是任何项目经理想要的。因此，采购订单作为法律文件，通过在双方之间建立明确的沟通来避免任何此类分歧。
采购订单的要素
采购订单的细节各不相同，但都有以下几个要素。
识别和跟踪的数字
要捕获的订单达成一致的日期
供应商信息，包括供应商名称及其联系人
买家联系方式
到货日期或服务截止日期
运输方法，假如货物正在运输到作业现场
装运货物要求
订单中包含的项目
付款日期
付款条件
整批货的总成本
总采购项目的税费
整批货的价格
付款条件
您的业务可能需要进一步的详细信息，这很好，但如果您的采购订单中至少有上述信息，则所有者和供应商受合同保护。因此，为了从法律上保护各方，必须清楚地说明和商定交易的所有细节。
采购订单流程
采购订单的过程包括将订单写到交货。该过程分为以下几个步骤：
创造
一旦提出采购申请，通常由采购团队或项目管理员生成采购订单。
审批
如果涉及的每个人都同意项目、数量、价格和交货要求，则该文件由同意条款的供应商签字批准。
调度
采购订单通过接受的任何渠道发送给供应商。这可以亲自、用纸、传真或电子邮件等方式完成。
交付
供应商交付采购订单中列出的货物。当质量合格，如无缺陷或缺项时，这些货物才被检查和批准。这通常由工作现场的管理员或采购经理完成。
闭包
如果订单一切正常，则会将批准发票发送给财务部进行付款处理。付款后，采购订单即关闭。
采购订单示例
让我们看一个理论上的采购订单示例，以获得一个真实的视图，了解这个过程是如何工作的。为此，我们将使用ProjectManager.com采购订单模板，您可以免费下载。想象一下一个建筑工作，Acme Construction意识到他们需要更多的粒子板。
他们联系他们的供应商，乔的木材，并通过电话讨论订单。就价格和交货达成协议后，Acme写了一份采购订单。他们包括他们的公司名称和联系信息，创建一个订单号，日期和乔的供应商ID。
供应商联系信息
采购订单的下一部分是供应商的联系信息，或者Acme的采购对象。这是接下来的货物将被运到哪里，在这种情况下，工作地点。注明批准的交货日期和装运方法，在这种情况下，采用卡车装运。
付款明细
以下是付款的细节，何时到期，是否有任何条件。在这种情况下，付款应在交货时支付，并且只有在发货信息中列出的联系人检查并批准木材后支付。
行项目信息
这是一份货物清单，列明商品、描述、数量、报单价，然后是一行合计。对于此订单，只有一个行项目，但可以有多个。不管有多少，都是在加上购置税之后加起来的。
附加信息
有一个可以添加任何附加信息的框。这可能是如何到达工作现场，货物需要如何包装等。对于这项工作，不需要额外的信息，方框可以留空。
签名
最后，还有一个地方供供应商签名，以及签署采购订单的日期。一旦签署，这将成为一个具有法律约束力的合同。
ProjectManager.com如何帮助处理采购订单
ProjectManager.com是一个屡获殊荣的工具，可以组织工作以提高效率。使用我们的软件简化您的采购订单流程，使您可以更轻松地生成、跟踪和关闭采购订单，这样您就不必脱离项目管理。
我们的项目视图之一是看板，它可视化了工作流。电路板是一系列的列，下面堆放着卡片，当卡片在采购订单流程中移动时，可以从一列拖放到下一列。
一旦您有了采购需求，您就可以使用可定制的列来概述您的五步采购订单流程。创建一张表示采购订单的卡片。将实际的采购订单附在卡片上，并在批准、交付和关闭时全面移动。
您的采购可以通过在卡片上创建一个截止日期来进行跟踪，以确保按时交付。添加标签以将其指定给部门或项目，并使其易于在搜索中找到。你甚至可以将卡片分配给你的采购经理，并发表评论，以保持通信线路畅通。
ProjectManager.com是一个屡获殊荣的工具，帮助您保持组织，以提高生产力。它可以管理您的采购、计划、监控和项目报告。加入从美国宇航局到美国银行的组织，他们已经使用我们的工具来运行成功的项目。今天就试试这个30天的免费试用吧。
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以上中文文本为机器翻译，存在不同程度偏差和错误，请理解并参考英文原文阅读。
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