当您最初了解资源跟踪时，您可能想知道它与项目管理有何不同。虽然两者之间有相似之处，但资源跟踪有助于支持项目管理过程。 在我们继续之前，让我们建立基础知识。资源是执行项目任务所需的人和物，使资源跟踪成为项目管理的重要组成部分。如果没有资源跟踪，项目很快就会超出范围、超出预算和落后于时间表。这就是为什么拥有资源跟踪软件是管理成功项目的关键。 要了解资源跟踪软件是如何工作的，首先我们必须了解资源跟踪的概念以及使用资源跟踪工具所涉及的步骤。我们还将介绍资源跟踪在项目管理中的重要性和好处，甚至还提供了一个链接来下载资源跟踪模板以获得这些好处。 什么是资源跟踪？ 资源跟踪是监视和管理资源在整个项目中如何分配和使用的过程。资源是执行项目任务时使用的任何东西，如团队、时间、金钱、办公空间、软件、硬件、机械等等。项目经理使用资源跟踪，通过使用数据优化资源分配，降低风险，提高项目绩效并与利益相关者沟通，确保项目按时交付并在预算范围内。 我们将进入资源跟踪的过程，但熟悉跟踪资源所需的步骤很重要。其中包括查明可用资源，以确定谁和什么资源是可用的。然后，项目经理必须了解项目范围并使任务与资源保持一致。此时，应使用资源跟踪软件来跟踪团队成员的工作以及资源的使用方式。然后，项目经理将拥有重新分配资源所需的数据，以保持项目正常运行。 项目管理软件将有助于资源跟踪。ProjectManager是一款屡获殊荣的项目和投资组合管理软件，可以通过强大的图表分配和调度资源。在团队入职时，经理可以设置他们的可用性，例如假期，PTO和全球假期，这使得他们更容易分配任务。然后，可以对人力和非人力资源进行计划，包括在图表上显示其相关成本。一旦设定了基准，管理人员就可以根据实际资源实时跟踪计划资源，以保持进度。立即免费开始使用ProjectManager。 资源跟踪流程步骤 资源跟踪需要一个必须遵循的过程。这涉及监控资源的使用情况，跟踪其可用性并报告其性能。为此，请遵循以下五个步骤。 1.资源预报 资源预测是一个预测过程，帮助项目经理估计完成项目或实现组织目标所需的资源。它是资源管理的关键部分，可以帮助组织节省时间和精力，避免浪费，并确保项目在预算内按时完成。资源预测涉及对项目最后期限、资源可用性、技能组合、潜在风险、当前公司数据、趋势和模式的考虑。 2.资源能力规划 资源能力规划涉及确定公司资源可以完成的工作量，然后将该工作与可用资源进行匹配。资源能力规划的目标是以经济高效的方式满足当前和未来的需求，并在满足项目或组织目标的同时让客户和员工满意。它涉及了解资源和技能，资源需求，比较能力和需求，假设规划和风险管理。 3.资源分配和调度 资源分配和计划确定并分配资源给特定时期的业务活动。它也被称为资源调度。资源分配涉及分配资源，如劳动力，材料或设备，以完成任务。资源调度是确定何时需要资源并根据容量规划或资源可用性等因素分配资源的过程，以确保资源在项目期间的任何时候都不会过度分配或利用不足。 4.资源跟踪 资源跟踪监视资源在整个项目中的分配和使用情况。资源跟踪通过提供可用于优化资源分配、降低风险、提高项目绩效以及与利益相关者沟通的数据，帮助项目经理确保项目成功。资源跟踪可以通过图表、时间表和计费资源利用率等工具来完成。 5.资源优化 资源优化尽可能有效地识别、优先考虑和使用资源，以满足项目要求和质量标准。资源优化的目标是减少浪费、成本和冗余。 资源跟踪在项目管理中的重要性和好处 资源跟踪在项目管理中的重要性和好处是显而易见的。它可以帮助项目经理优先考虑高价值的工作，保持项目按计划进行，并防止团队成员过度工作，从而削弱士气，保留和生产力。然而，使用资源跟踪还有更多的好处，我们在下面概述。 允许组织跨项目监控其资源利用率 资源跟踪通过提供可用于识别低效或过度使用区域的数据，帮助组织监控跨项目的资源利用情况。然后，这些数据可以用于调整资源分配，以改善项目成果。这包括在任务上花费的时间、项目成本以及使用的材料和设备。 改善成本控制和预算跟踪 资源跟踪可以帮助成本控制和预算跟踪，使项目经理能够识别潜在风险并调整资源分配以保持预算。成本跟踪和成本报告是管理项目时比较计划成本和实际成本的宝贵工具。资源跟踪还可以识别风险，更好地了解项目如何适应预算。其他有用的成本控制技术包括计划预算，监控所有费用，使用变更控制系统，管理时间和跟踪挣值。 促进库存平衡和库存管理 资源跟踪可以通过提供对资源使用情况和任务在团队中分布情况的可见性来帮助实现工作负载平衡。这使项目经理能够确定不平衡，确保工作量均匀分布，并确定瓶颈以避免延误。资源跟踪为制造商提供了对库存项目的跟踪，这有助于他们了解特定产品线的库存数量以及可供客户订购的数量。它还跟踪生产和装配中使用的零件，以便在用完和中断生产之前重新订购。 资源跟踪模板 对于那些正在寻找资源跟踪电子表格的人，请下载此免费的Excel资源计划模板。资源计划是一个文档，它捕获了项目所需的所有资源，包括帮助跟踪资源的每周时间表。 这个完全可自定义的模板列出了所有项目资源，包括分配给它们的任务和相关成本。资源计划是资源跟踪的开始。一旦所有的资源都被计划和安排好了，就可以跟踪它们了。 还有哪些免费模板可以帮助进行资源跟踪？ 有超过100个免费的Excel和Word项目管理模板可以从我们的网站下载。它们涵盖了跨多个行业管理项目的各个方面。这里有一些可以帮助资源跟踪。 项目仪表板模板 项目仪表板提供项目的高级概览。使用这个免费的Excel项目仪表板模板，项目经理可以轻松地在彩色图形和图表上查看成本和任务完成等指标，包括资源跟踪工作量统计数据。 分析模板 要深入了解工作负载，请使用此免费的Excel工作负载分析模板。它识别、测量和评估团队成员需要完成的工作量，然后在团队之间平衡这些工作，以避免过度分配或分配不足。 时间模板 时间表是跟踪劳动力成本的有用工具，可以让您了解每个团队成员在完成任务方面取得的进展。使用这个免费的Excel时间表模板来捕获工资单和资源跟踪所需的所有相关信息。 ProjectManager是强大的在线资源跟踪软件 模板可以是资源跟踪器，但它不是最好的资源跟踪工具。这是因为模板是静态文档，不适合协作，需要从更重要的工作中抽出一部分来手动更新它们。它们可以用作资源跟踪工具，但最好有项目资源跟踪软件。ProjectManager是屡获殊荣的项目资源跟踪软件以及项目和投资组合管理软件，它具有实时数据来提供信息，帮助经理在在线跟踪资源时做出更有洞察力的决策。该图表可以计划，调度和跟踪资源，但这只是帮助资源跟踪的多个功能之一。 使用图表和仪表板监控资源利用率 能够监控资源利用率是资源跟踪和在预算内按时交付项目的关键。有几种工具可以提供这种实时数据。经理可以在团队页面或颜色编码的工作量图表上查看其团队的分配。这使得管理者可以看到谁被过度分配或未被充分利用，他们可以从该图表中平衡团队的工作量，以保持每个人都在能力范围内工作，而不会有倦怠的威胁。要获得项目度量的高级概述，请使用实时项目和项目组合仪表板。在易于阅读的图形和图表中的其他指标中，它具有工作负载图表形式的资源跟踪。 使用时间表跟踪人工成本 时间表通常被认为是严格的工资单工具。当然，他们是。但是，我们的时间表不仅仅是安全地简化工资单，而是提供了另一种资源跟踪的途径。时间表可以提供一个了解劳动力成本的窗口，这是资源跟踪的一部分。这有助于项目经理保持预算，并查看是否有任何团队成员花费太长时间来完成任务。时间表也为项目经理提供了关于每个团队成员完成任务的重要数据。这是我们的软件为卓越的资源跟踪提供的许多伟大工具中的另一个。 相关资源管理内容 资源跟踪是更大的资源管理的一部分。对于那些寻找更多关于管理其项目和组织中的资源的信息的人来说，下面链接了一些最近发布的相关文章。 资源管理：流程、工具和技术 项目管理中的资源需求 什么是资源分配？如何分配项目资源 什么是资源优化？技术和最佳实践 什么是资源利用？你应该如何衡量它？ ProjectManager是一款在线项目和投资组合管理软件，无论团队在办公室、野外还是其他任何地方，它都能将团队联系起来。他们可以共享文件，在任务级别发表评论，并通过电子邮件和应用内通知保持更新。加入安飞士、雀巢和西门子的团队，使用我们的软件交付成功的项目。立即免费开始使用ProjectManager。