每个人都有自己的时间管理计划。人们通常会列出待办事项清单，使用任务管理应用程序，设置提醒，将东西钉在冰箱上，甚至在手上写笔记。计划是很好的，但执行是事情经常出错的地方。你的计划再好，如果你不使用它，那它就是无用的。 待办事项清单是一个开始，但单靠清单并不能让你越过终点线。《连线》杂志引用了初创公司iDontThis的数据，该公司发现41%的人从未完成过他们的任务清单。有很多未完成的任务！ 幸运的是，有一些方法可以让你变得更有条理，提高你的生产力。继续读下去，发现一个你会实际使用的时间管理计划。 什么是时间管理计划？ 时间管理计划是一个详细的时间表，它概述了如何在特定时期内花费时间。它有助于保持组织，减少压力和实现目标，无论是在个人生活还是职业生活中。时间管理计划的持续时间可以是任何时间段，例如一周，一个月等。 在制定时间管理计划时，使用SMART（具体，可衡量，可实现，相关和有时限）目标来设定明确的目标。任务应该优先化，并安排最后期限和跟踪，以帮助保持在该时间表。时间管理计划并不是一成不变的，而是一份活的文件，应该根据需要定期审查和更新。 像ProjectManager这样的项目管理软件是制定和实施时间管理计划的最佳工具。使用ProjectManager，您可以制作在线任务列表，使用图表制作交互式时间表，监控活动进度，跟踪劳动力成本等等。立即免费开始使用ProjectManager。 为什么要制定时间管理计划？ 好吧，首先，反驳。你不是机器。你一天能做的就这么多。你把事情做好了。为什么要担心试图修复没有损坏的东西呢？也许它可以提高一个档次，但还有其他比你的时间管理更紧迫的问题。 事实上，大多数人认为他们能够管理自己的时间，但他们经常做的是放弃睡眠或食物或其他一些必需品来维持生活。做出这些牺牲不会提高你的生产力。事实上，它可能会减少它。睡眠不足最终会让你慢下来。 通过有效地管理时间，《今日心理学》写道，人们可以实现自己的目标，获得生活的稳定性，改善人际关系，消除拖延，提高生产力，获得更多的空闲时间，促进职业发展，改善健康，从生活中获得更多的满足感。 你还认为维持现状是正确的吗？自满从来都不是好事，在这里它可能被证明是有害的。因此，是时候制定一个真正有效的时间管理计划了。 如何制定时间管理计划 要获得更详细的指导，制定时间管理计划以提高生产力，改善工作质量并做好准备，请遵循以下四个步骤。 1.确定项目目标和目的 在制定时间管理计划之前，必须明确该计划的目标和目的。从某种意义上说，一个人是从他们想要的地方向后工作，然后弄清楚如何在特定的时间框架内到达那里。 2.制定一个有明确步骤的任务清单或行动计划 一旦目标和目的被定义，就必须创建从当前位置到目标所在位置的步骤。这些任务可以通过使用工作分解结构（WBS）来识别，工作分解结构是可交付成果的层次图。这些可交付成果可以被分解为产生它们的任务和子任务。 3.估计任务的持续时间并制定项目时间轴 一旦任务列表已汇总，下一步就是估计每个任务需要多长时间才能完成。也就是说，为每个任务创建一个开始和结束日期。然后，这些信息将为项目时间轴提供信息，在该时间轴中，将对所有任务进行优先排序，以便在必要的时间框架内完成工作。 4.用时间块制定每日或每周计划 在这一点上，将更大的时间表分解为更易于管理的时间块。通过确定一天或一周需要做什么，并找出一天中最有效率的时间来做到这一点。然后把这些时间段安排在那些富有成效的口袋里，但要为意外的中断留出一些回旋余地。 时间管理计划示例 让我们举一个时间管理计划的简单示例，以使该过程更加具体。一个主管每天都会收到很多重要的电子邮件，如果忽略它们，就会造成积压，影响他们的日常运作。 因此，我们的目标是有效地通过这些电子邮件，并将它们分为重要的，不重要的或垃圾邮件。这是一个简单的任务列表。这个过程每天需要半小时。处理这些任务的最佳时间是清晨。 主管在一天真正的工作把他们从办公桌前拉出来之前喝咖啡的时候会把时间挡在外面。然而，有时候，在已经安排了电子邮件过滤的时候，必须解决紧急情况。在这种情况下，应急计划是在午餐时工作。 时间管理计划最佳实践 时间管理计划看起来很简单，但它可以迅速变得更加复杂。通过了解时间管理计划的最佳实践，掌握一些技巧始终是明智的。 使用时间管理技巧 时间管理计划是一种时间管理技术，但它远非唯一。下面是一些时间管理技巧的例子，可以帮助一个人更有效地工作。 80-20法则或帕累托原则：这表明大约80%的影响来自20%的原因。这意味着只有一小部分输入可以生成大多数结果。因此，专注于最有影响力的20%可以产生大多数预期结果。 番茄工作法（Pomodoro technique）：这种时间管理方法包括专注于25分钟的间隔，称为番茄工作法，然后是短暂的休息。它是以最初用于测试它的番茄形状的计时器命名的。 艾森豪威尔矩阵：这个可视化工具以美国前将军和总统的名字命名，它按紧迫性和重要性组织任务，以有效地确定工作的优先级。 时间阻塞：这种时间管理策略包括将一天分成更小的块，并将每个块分配给特定的任务或任务组。它为工作日提供了结构，这提高了一个人的注意力，并允许任务优先化。 避免多任务处理，学会委派非关键工作 外包的名声不好，尤其是在更广泛的经济意义上。但是外包和委派是有区别的。然而，对许多人来说，它们是一样的。员工可能会对其他人做他们的工作感到不安全。当然，这不是推卸责任。这是关于现实地管理你的时间。 《福布斯》认为，授权是一种节省时间的方式。通过授权，你可以减轻你的工作量，不是为了偷懒，而是为了从事适合你独特专业知识的更重要的任务。因此，看看你正在工作的团队，分担工作量。投资培训。如果没有足够的资源，可以考虑雇用承包商。 确定任务优先级 成功的时间管理计划的秘诀是优先级。你的待办事项清单上总是会有比你实际能做的更多的事情。这在当今世界是理所当然的。但是，与其感到试图完成不可能的任务的压力，不如致力于三项最重要的任务。 当然，这意味着要确定哪些是高优先级的任务。最好的方法是从最后开始;这意味着，在每一天结束时，开始第二天的计划。看看接下来会发生什么，在你离开办公桌之前，列出你第二天必须完成的三项关键任务。 第二天你可能会分心。可能会有火灾要扑灭，或者你可能会发现自己被拉到一个完全不同的方向。但是，无论如何，继续参考你前一天晚上列出的清单。这样您就可以专注于这些任务并完成它们。 使用时间管理工具 除了共享工作以提高每个人的工作效率外，您还需要配备正确的工具来帮助促进您的时间管理计划。有很多时间管理工具，但最好的解决方案是找到一个与你使用的其他工具无缝协作的工具，甚至可以消除这些工具中的冗余。 市场上的许多选项都提供了任务列表，但您希望获得一个可以与团队共享的任务管理应用程序，以促进协作，从而确保您的时间管理计划取得成功。任务应该很容易更新，你希望有一个平台，可以支持附件，无论是笔记，文件或链接，以及能够跟踪评论和文档副本，以进一步讨论和协作。 该软件还可以自动化许多繁忙的工作，使您无法更有效地利用时间。通过设置通知，您可以在即将到来的最后期限时发出警报，以避免落后于计划，但您也可以添加通知，以便重新关注和审查您的工作，如上所述。 任务可以上传到一个在线图表，创建一个可视化的时间轴，以帮助您一目了然的大局，并简单地改变所需的拖放到期日。如果该软件是在线的，你得到的数据是实时的，这进一步促进了协作，并为你提供了最准确的工作视图。 重新聚焦和审查 《哈佛商业评论》（Harvard Business Review）从杰克·拉兰内（Jack LaLanne）身上寻找时间管理的灵感。这位健身大师享受了96年的健康，因为他致力于仪式，他继续严格的锻炼计划，直到他去世。他保持健康的热情是通过始终如一和深思熟虑地朝着这个目标努力来实现的。 从LaLanne先生那里拿一张纸条，把你的时间管理计划变成一种仪式。在你决定了前三项任务是什么之后，你需要重新关注我们上面提到的那些目标。让这种重新聚焦成为你项目时间管理仪式的一部分。如果你设置一个通知，每小时查看一分钟你的待办事项列表，这将更容易记住并成为一种习惯。然后看看你在哪里，计划如何前进并保持在正轨上。 另外，每天抽出五分钟来回顾你的表现。关掉手机和电脑，找一个安静的地方，把所有的注意力都集中在回顾一天的工作情况上，看看你是否分心了等等。从这里开始，看看你如何调整第二天的计划，以避免这些陷阱或执行好的东西。 时间管理模板 另一个有助于时间管理的工具是模板。我们的网站有超过100个免费的Excel和Word项目管理模板，涵盖了跨多个行业管理项目的每个阶段。以下是时间管理的好方法。 项目时间轴模板 这个免费的Excel项目时间轴模板模仿了更广泛的图表。它有两个部分。左侧是一个电子表格，用于收集任务、开始日期和截止日期，然后自动填充右侧的时间轴。 时间模板 时间表传统上是一个工资单文档，但有了这个免费的Excel时间表模板，它可以用作时间管理工具。这是因为它跟踪任务所花费的时间，甚至是相关的成本。 分析模板 当负责管理团队的时间时，这个免费的Excel工作量分析模板将有助于平衡他们的任务。这将使他们保持工作能力，并帮助他们保持生产力。 ProjectManager如何帮助时间管理 要将时间管理提升到一个新的水平，请放弃模板并使用项目管理软件。这是因为模板是静态文档，在协作环境中不能很好地工作，需要手动更新。ProjectManager是屡获殊荣的项目和投资组合管理软件，可自动化流程并实时进行，以帮助人们更有效地工作。 制定项目时间表并向团队成员分配任务 在安排任务时，请使用我们强大的任务表。他们用任务持续时间、里程碑等来制作一个时间轴。但是管理人员可以将这些任务分配给团队成员，链接可能会减慢工作速度的任务依赖关系，并设置基线以实时捕获计划和测量进度。 使用在线时间表记录工作时间 时间表对于获得报酬至关重要，但它们也会占用工作时间。我们的安全时间表可以自动填补小时，如果他们是相同的从一周到另一周。通过适用于iOS和Android的移动应用程序，团队可以随时随地记录工作时间，而不会扰乱日程安排。 使用实时仪表板监控人工成本 监控进度、绩效和成本是管理者确保团队高效工作和有效管理时间的方式。通过实时项目和投资组合仪表板获得高级概览。实时数据会自动更新，并显示在易于阅读的图表上，显示时间、成本、工作量等。 时间管理计划是由正确的工具支持的。ProjectManager是一款在线项目管理软件，其功能可帮助您保持工作效率。通过在线待办事项列表、在线进度表和实时仪表板，ProjectManager一定能帮助您管理时间。试试这个免费的30天试用。