你的团队是你执行项目时最宝贵的资源。工作负载分析的意义在于了解项目需要谁以及何时需要他们。可以想象，工作量规划对于项目成功至关重要。 我们将解释什么是工作负载分析，以及何时应该在项目中使用它。然后，我们将概述您需要采取的工作负载分配步骤，列出您可以用于工作负载容量的一些工具以及它的重要性。然后，我们将提供一些免费的模板来帮助进行工作负载分析。 什么是数据分析？ 团队分析是项目经理如何计算出他们需要多少团队成员来正确执行一个项目。它不仅涉及工作量规划，而且还涉及工作量平衡，以确保没有一个人被过度分配，这可能会导致倦怠并削弱士气。 能够在项目的执行阶段看到团队的工作量是监视和控制阶段的一部分。项目跟踪可以帮助项目经理根据需要重新分配团队成员，以服务于项目，而不会使项目团队的任何一个成员负担过重。 风险分析是更大的工作量管理的一部分，是整个项目执行过程中的一个持续过程。项目经理将始终跟踪工作量并分析工作量，以捕捉危险信号，并确保他们正在优化团队，而不是让任何人在一旁等待。 项目管理软件有助于工作负载分析和容量规划。ProjectManager是一款屡获殊荣的项目管理软件，它具有资源管理工具，可以保持团队的生产力，而不会有倦怠和士气低落的风险。项目经理可以查看我们的彩色编码工作量图表，这使得很容易看到谁是过度分配。然后，您可以从图表中重新分配您的资源，以平衡团队的工作量，并保持他们的生产力和快乐。立即免费开始使用ProjectManager。 什么时候应该使用数据分析？ 业务分析在两种情况下发挥最大作用：优化当前业务流程和规划新项目。就前者而言，资源分配对于保持业务流程和运营平稳运行至关重要。他们需要在正确的时间拥有正确的资源，以保持业务的持续发展。 如果企业忽视工作负载分析，认为他们可以分配团队的工作，而不是不断调整工作负载以保持他们的工作能力，那么他们就有可能面临延迟甚至更糟的风险。在规划新项目时也是如此。 当一个项目被批准时，可能已经有了一个计划和预算。但是项目时间表需要与你的资源保持一致，你必须知道谁有空，他们什么时候有空。然后，一旦分配，你需要跟踪他们的工作，并确保他们没有过度分配。如果没有工作量分析，项目可能会很快超出预算并错过重要的最后期限。 分析步骤 数据分析从能够监控您的团队开始。但这不仅仅是知道他们在做什么，虽然这有帮助。您需要遵循这些步骤来获得管理团队工作量的宝贵见解。 1.确定项目目标 第一步是确定项目目标。所有的项目都有一个目标，知道这一点将从开始到结束告知项目的其余部分。如果没有一个清晰的项目目标，你永远不会完成任何事情，只是浪费时间，金钱和资源。 2.定义项目的范围 要了解您的团队需要分配到何处，您首先必须了解项目范围。这将帮助您看到项目中的未来，并且在这样做的过程中，您将能够创建任务，这些任务将通知您的团队的工作量。 3.估计您需要的资源 资源不仅仅是人，还包括原材料、设备和团队完成分配给他们的任务所需的任何其他东西。因此，你需要预测你需要什么资源，包括你的团队，他们的技能和非人力资源。最好的方法是一个任务接一个任务。您可以使用工作分解结构来确定所有项目可交付成果以及交付这些成果所需的任务。 4.估算成本并制定预算 既然您已经估计了所需的资源，现在是时候计算出每种资源的成本了。这将导致创建项目预算，这是任何项目的一部分。你会要求这些资金来交付项目，因此，它应该是准确的，因为你可以使它.这些成本估算是特别重要的，因为它们将决定是否有可能雇用更多的员工. 5.创建时间轴 你有所有的元素来创建一个时间表。将您的任务映射到一个可视的时间轴上，该时间轴从项目开始到完成。您需要链接任务相关性以避免延迟，添加里程碑以帮助您跟踪进度，并为每个任务指定开始和结束日期。 6.将您当前的资源能力与您的资源需求进行比较 此时，您可以查看您拥有的资源，并将它们与项目所需的资源进行比较。你可能有足够的资源，太多的资源或没有足够的资源。这将决定你是否需要为项目分配更多的资源。 7.组建一个具备必要技能的团队 加入您执行项目所需的团队。他们应该具备正确执行项目所需的技能。您还在寻找一个可以在办公室或远程协同工作的团队。如果他们从来没有一起工作过，你可以安排一些团队建设练习来帮助他们建立联系。 8.按执行任务列出的余额分配 有了时间表，您就可以开始为团队分配任务了。确保在团队中均匀分配任务。如上所述，如果一个团队成员携带太重的日志，它会拖累项目，并可能削弱士气。 9.监控整个项目的资源可用性和利用率 为了避免资源过度分配，并确保您的团队遵守进度计划，您需要监控资源的可用性，并确保在需要时拥有所需的资源。在整个项目过程中，您可以根据需要重新分配资源，以保持项目的正常运行和工作量的平衡。 分析实例 为了更好地说明什么是工作负载分析，让我们假设一个制造公司的项目经理，他有一个创建100个小部件的项目。制造工厂每天可以生产1000个小部件，10个工作人员，但工厂已经被用来生产500个不同的小部件。 项目经理将不得不检查可用的资源。在本例中，另一个项目只使用一个五人团队来交付500个小部件。这使得五名工人无法分配。项目经理可以从这五个未分配的工人中挑选一个，让他们参与他的项目，这个项目应该在一天内完成。 然而，在这100个小部件的运行过程中，项目经理希望监控项目工作人员的进度。也许项目经理可以让所有五名员工都参与到项目中来，并以五倍的速度完成项目。也许那些未分配的工人将被分配到其他任务。 项目经理必须密切关注制造团队的可用性。如果有时间等待一天或更长时间，项目经理将不必为项目分配超过一两名员工。然而，如果资源的可用性是有限的，项目经理将不得不找出如何最好地分配资源，并完成项目。这是工作量分析。 分析工具 我们的工作负载分析示例很简单，但它有助于您理解流程。当然，这些计算不需要手工完成。有一些工作负载分析工具可以提供帮助。这里有一些。 日历图表：在日历网格上显示任务，显示每个团队成员的任务分配或工作量。 时间表：一种物理或数字工具，用于记录和跟踪每个团队成员的工作时间。 跟踪仪表板：通过将数据转换为图形和图表来管理工作负载。 数据分析的好处 能够监控项目的各个方面是项目管理的关键部分。如果你不知道每天发生的事情，你可以控制一个项目并使其保持在正轨上。工作负载分析当然也是如此，这就是原因。 有助于避免资源分配不足和过度分配 出于多种原因，能够保持团队工作量的平衡至关重要。如果他们被过度分配，你就冒着精疲力竭和团队士气下降的风险，这对你的项目的成功是不利的。另一方面，如果你的团队分配不足，那么他们就不能以最大的能力工作，也不能保持生产力。工作负载分析关注分配情况，并允许项目经理应用工作负载平衡。 揭示技能差距和招聘需求 工作负载分析的另一个好处是，它提供了一个了解团队技能集的窗口。你可以判断他们是否需要更多的培训，这对他们和项目都有好处。同时，通过监控工作量，项目经理可以查看是否需要更多的资源来按时完成工作。他们可以将这些数据带到管理团队，以显示对新员工的需求。 帮助按时完成项目 项目分析是项目经理工具箱中的工具之一，可以在预算内按时交付项目。资源需要钱。如果你的团队落后于计划，这将削减你的预算。该项目可能会完成，但它错过了最后期限，成本超过了资金。然而，工作量分析至少有助于保持等式中的劳动力部分，以便团队能够满负荷工作并保持生产力。 提供健康的工作环境 我们已经多次提到了士气和士气受到侵蚀的危险，但是值得再深入一点，因为这是工作负载分析中非常重要的部分。如果你的团队不开心，他们就不会表现出最好的状态。让他们承担过重的任务肯定会让他们不开心，这会给他们和其他人带来不健康的工作环境。它就像是一种毒药，被引入到项目中，感染到工作的每一个方面。风险分析可以帮助确保团队满负荷工作并分担负载，这样就不会有不必要的嫉妒。 XML分析模板 进行工作负载分析的一种方法是使用模板。ProjectManager提供了数十个免费的Excel和Word项目管理模板，您可以下载这些模板来管理项目的各个方面，从开始到结束。下面是一些有助于工作负载分析的方法。 资源计划模板 在分析工作量之前，您必须对其进行规划。我们的免费Excel资源计划模板允许您列出您的资源，这些资源的成本，然后提前几周将其分配到日历上。 能力规划模板 使用我们免费的Excel产能规划模板，计算出您需要多少产能来满足需求。这是一个有用的工具，但任何项目都可以应用这个免费的模板进行资源管理。 时间模板 时间表是协助工作量分析的工具之一。我们免费的Excel时间表模板列出了日期，日期，开始时间，午餐开始和结束时间等，以跟踪工作所花费的时间。还有正常工作时间、加班费和总工资等栏目。 ProjectManager如何帮助客户分析 虽然模板可以帮助进行工作负载分析，但它们总是过时的。您必须手动更新模板，但项目管理软件是管理工作量的更有效方法。如上所述，我们的工作负载图表允许您实时识别过度分配和分配不足。但这只是我们更大的资源管理功能的一部分。 跟踪资源分配、可用性和利用率 我们的软件有多个项目视图，让您的团队可以按照他们想要的方式工作。它还有助于资源分配。当项目经理在我们强大的图表上分配资源时，他们可以看到团队的可用性，包括假期时间，PTO甚至全球假期。这与工作量图表和时间表一起，可以帮助他们通过跟踪劳动力成本，分配等来最大限度地利用团队。 监控项目的成本和进度 项目经理需要一个工具，让他们能够立即看到项目的进度和团队的表现。他们所要做的就是切换到我们的实时仪表板，并获得项目的高级概述。我们的仪表板不断更新实时数据，然后以易于阅读的图形和图表显示项目指标，如成本，时间，工作量等。与轻量级工具不同，我们的仪表板不需要复杂和耗时的设置。你准备好了就好。 我们的软件为您提供了管理团队工作量所需的所有资源管理工具。我们的多个项目视图之一是日历，允许您按月查看项目计划。您可以添加任务、移动任务和使用资源管理功能来帮助项目保持正常运行。 ProjectManager是一款屡获殊荣的项目管理软件，它可以连接办公室、现场或任何地方的团队。他们可以共享文件，在任务级别发表评论，并通过电子邮件通知和应用内提醒保持更新。加入Avis、Nestle和Siemens等不同公司的团队，他们使用我们的软件交付成功的项目。立即免费开始使用ProjectManager。