永远不要忽视质量。如果你按时完成了你的可交付成果，但是没有达到你的利益相关者的期望，你就有麻烦了。审批工作流有助于确保质量，当它是更大的自动化工作流的一部分时，甚至可以简化流程。 审批工作流有不同类型，但并非所有工作流都是自动化的。了解定义后，您可以选择最适合您的流程的定义。让我们来了解一下什么是审批工作流，以及自动化审批工作流如何帮助您更好、更高效地工作。 什么是审批工作流？ 审批工作流是一种将某个项目传递给有权将该项目移至生产中下一阶段的个人的方式。它是工作流的一部分，可以手动或自动完成。这有助于确保整个流程的质量，同时也避免了所需审批的积压。 任务的逻辑顺序会被审批工作流中断，因为在指定人员批准该任务之前，工作会停止。自动化工作流程可减少瓶颈并提高效率，从而提高工作场所的生产力。 有权批准工作的人员通常是负责该工作的任何团队的直接经理，但也可以是质量保证人员或跨部门经理，具体取决于流程。根据产品和组织的范围，工作流中可以有多个批准，也可以有少个批准。 通过自动化任务和添加审批工作流，企业可以帮助团队更高效地工作，同时确保工作质量保持在高标准。ProjectManager是一款在线软件，它可以自动化工作流程，并具有任务批准设置来简化工作。将任务批准添加到您的自定义工作流或与自动化一起，以便在更新状态之前设置批准人员。从今天开始免费使用ProjectManager。 审批工作流的类型 有许多不同类型的工作流结构，但我们将从任务提交门户开始。这是提交文档、采购订单或某种任务的位置，以便利益相关者、经理或审批者对其进行签核。 这将导致定义工作流中的审批者。例如，许多具有自动化功能的软件工具具有授予特定人员编辑或查看或管理提交的权限的方式。 审批流程通常有一个截止日期，以避免积压、瓶颈和延迟。通常，当提交审批时，任务将触发一个通知，提醒审批者工作已经准备好接受他们的审查。 有各种类型的审批工作流，每一种都被用于为组织的流程提供更高的效率。它们允许工作不延迟地继续向前推进，同时不忽视通过审批工作流的工作质量。审批工作流主要有三种类型。 1.流程审批工作流 在处理可预测和可重复的任务时，使用此批准流。这种工作流最适合于团队成员知道他们想要实现的结果，并且有明确的实现该目标的路径的流程。例如，在文档审批中，通常使用流程审批工作流。 2.项目审批工作流 如果您需要更灵活的工作流程，则可能会使用项目审批工作流程。此工作流也适用于具有已定义目标的任务，但是，与流程审批工作流不同，实现这些目标的路径并不明确。这种审批工作流通常用于创意项目，因为最终结果是已知的，但如何实现这一点需要更多的集体即兴创作。以营销活动为例，营销活动有明确的目标，必须达到关键绩效指标（KPI），但如何达到这些KPI并不清楚，可能需要多次尝试。 3.案例审批工作流 某些工作流没有明确的路径。在这样的工作流中，您可以应用个案审批工作流。如果团队在开始工作时没有定义目标，但在工作过程中通过其他信息明确了目标，那么这是一个理想的工作流程。要更好地理解案例审批工作流，请考虑保险索赔。保险索赔的结果是不清楚的，直到更多的信息是收集，因为它通过其过程。 自动化审批工作流 如前所述，审批工作流可以手动完成，也可以自动完成。在后一种情况下，自动化审批工作流通过在完成某个操作后触发响应来在工作流中移动项目。 手动审批流程存在问题。这可能会导致相互矛盾的反馈、在有多个审核人的情况下谁拥有权力的问题不明确、目标沟通错误、修改过多、错过最后期限等。自动化的审批工作流可以避免这些减速带，并使工作流平稳地向前推进。 自动化审批工作流可确保流程具有责任性并保持高效。这是任何规模的组织都可以从中受益的东西。但首先，必须明确定义工作流的步骤。考虑如何请求提交、任务获得批准必须满足的条件、整个工作流中的批准者是谁、批准或拒绝后提交的路由等。 审批工作流的优点 使用审批工作流的主要好处是可以简化您的流程。它通过在管道中更快地移动项目来提高效率，并通过定义工作流的步骤、批准和确保团队中的每个人都专注于自己的工作来减少错误。 它还可以确保项目已得到适当的批准，并且批准已被迅速传递。无论任务有一个还是多个审批者，这都有助于团队满足其截止日期。 在使用审批工作流时，错误也会更少。自动化可确保仅在满足批准标准时才进行批准。这意味着更少的错误通过，将不得不修复后，造成延误。这可以节省时间，避免昂贵且令人沮丧的更正。 在跟踪任务状态和确保团队了解更新或待定审批方面，自动化也是一种改进沟通的方法。流程中的这种透明度有助于避免误解，以免进一步延误流程。 相关：Word的免费沟通计划模板 瓶颈是工作流中的常见问题，会导致延迟和失败。审批工作流通过自动化减少了这些成本高昂的数据块。例如，如果某个任务有多个审批者，则可以将自动审批工作流设置为向所有审批者发送一个请求，以加快该任务的进度。 另一个优点是自动化带来了更好的一致性，这是一种简化流程的方法。它可以确保自动批准的任何内容都符合组织的标准和策略。自动化此流程可加快工作流程，因为不再需要手动审核。 审批工作流的最佳实践 任何审批工作流的第一个方面（可能也是最重要的方面）是确保您选择了有权进行审批的人员。整个过程取决于这个决定。即使在自动化审批工作流中，审批者也可以防止不符合审批条件的任何操作。 建议使用自动化，尤其是在处理多个审批人时。如前所述，它可以一次向所有批准人发送批准通知。它还将帮助您识别工作流程中的冗余，可以删除这些冗余以进一步简化流程。 设置截止日期有助于避免延迟，不仅是为了完成任务，也是为了获得批准和反馈。为了确保这些到期日不会在混乱中丢失，请寻找一种具有自动通知功能的工具，该工具可以在应用程序中发送电子邮件或警报。 项目经理和审批工作流 ProjectManager是一款在线项目管理软件，具有工作流自动化和任务审批功能。创建自定义工作流并指定审批，以便更好地管理任务。可以设置批准以自动执行特定操作并简化工作流，从而提高工作效率。 使用工作流自动化简化重复性任务 审批工作流的第一步是明确定义工作的阶段。自订工作流程可协助您设定规则，以指示工作必须采用的路径。他们还将定义可以更改状态或向前移动任务的用户。自定义工作流和任务批准可以通过定义触发器来自动执行，触发器会提出某些操作。为状态、优先级、进度和其他设置触发器，以便分配用户、删除用户、设置优先级、处理百分比等。 获得实时通知以及时了解审批情况 为了简化工作流，批准者必须知道任务何时发送给他们进行批准。我们的通知允许用户实时查看这些警报。它们会立即发送到您的收件箱，但也会在软件中创建一个提醒，这样您就不必离开工具和中断您的工作流程。您可以自定义通知，使其不仅在需要批准时发出警报，而且在分配给任务、进度更新、到期日更改等时发出警报。 另一个帮助您处理工作流的功能是实时数据，它可以帮助您做出更好的决策。通过我们的实时仪表盘获得项目的高级视图。无需配置，只需切换即可查看成本、时间、工作负载等方面的进度。如需详细信息，可自订的报告会专注于您要查看的内容。它们可以很容易地与利益相关者共享，以保持更新。 ProjectManager是一款屡获殊荣的软件，它可以自动执行工作流并设置审批设置，使团队从手动和重复性任务中解放出来，从而保持工作效率。其他功能可管理风险和资源，进一步确保您的进度。加入NASA、西门子和雀巢的团队，使用我们的软件取得成功。立即免费开始使用ProjectManager。