项目经理知道项目文档的重要性。项目文件必须准确且不断更新，以与项目保持同步。在整个项目生命周期中创建和管理项目文档对于项目成功至关重要，但是从哪里开始呢？ 本指南定义了什么是项目文档，以及为什么它是重要的，除了概述了您应该始终创建的用于计划和执行项目的前10个项目文档。 什么是项目文档？ 术语 “项目文档” 是指在整个项目生命周期中创建的项目管理文档。这些文件，如项目计划、项目进度或项目预算，定义了项目团队应遵循的活动、程序和准则。 项目文档有几个目的，例如项目计划，成本管理或风险管理。此外，某些项目文档必须在特定项目阶段创建，因为它们为下一步工作奠定了基础。例如，必须在项目执行阶段开始之前创建项目管理计划。 项目管理软件可以帮助您组织和共享对项目成功至关重要的信息。ProjectManager是工作管理软件，具有无限的文件存储空间，可以轻松地与您的团队和利益相关者共享产品文档。它的所有多个项目视图共享一个信息源，以使每个人都在同一页面上。免费开始。 让我们看一下在每个项目阶段应该创建哪些项目文档。 按项目阶段分列的项目文档 项目的规模和复杂性各不相同，有些项目需要比其他项目更全面的项目文档。下面是一些通常在项目生命周期中创建的项目文档的概述。 项目启动: 项目章程、业务案例、项目启动会议议程 项目计划: 项目管理计划、工作分解结构、项目预算、项目进度计划、变更管理计划、范围管理计划、风险管理计划 项目执行: 项目状态报告、经验教训模板、时间表、变更请求、变更单 项目监控: 项目状态报告、经验教训模板、时间表 项目结束: 项目结束模板、打孔列表 既然您已经对项目生命周期的每个阶段都有了正确的项目文档的想法，那么让我们深入研究一些关键的项目管理文档。 要包含在项目文档中的前10个项目文档 下面简要介绍重要的项目文档，并为每个文档提供相应的项目管理模板。不要忘记查看我们的免费项目管理模板库，在那里您会找到数十个模板来构建项目文档。 1.项目计划 项目计划是所有项目管理文档中最全面的，因为它汇编了在项目计划阶段创建的项目文档。例如，您的项目计划应包括您的项目预算和项目进度表。 2.项目章程 项目章程是在项目启动阶段编写的，它为项目计划设置了阶段。项目经理使用项目章程向利益相关者，发起人和客户提供项目的快速概述。 3.商业案例 就像项目章程一样，业务案例是在启动阶段创建的文档，用于通过解释项目可能为其组织带来的潜在利益来说服项目利益相关者对项目的价值。 4.项目沟通计划 沟通计划设定了团队成员和项目利益相关者之间沟通的所有准则。它定义了要使用的沟通渠道，沟通时间表以及角色和职责以及其他细节，以简化整个项目生命周期中的沟通过程。 5.风险登记 本文档允许您注册所有潜在的项目风险，并简要描述其潜在影响和可能性。风险登记册是重要的项目文件，因为它为您的风险管理计划提供重要信息，其中包含所有风险管理文件，策略和指南。 6.范围声明 作用域语句定义将执行以完成项目的活动。项目经理使用它来让利益相关者知道将要做什么和不会做什么，以便从一开始就明确期望。它是范围管理计划的一部分，这是一个全面的文档，解释了与项目范围相关的程序和指南。 7.项目预算 项目预算是至关重要的项目管理文件。要创建一个项目，您需要估算项目成本，其中包括人工，材料，设备以及执行项目所需的任何东西。 8.项目进度表 在基本级别上，项目计划定义了执行所有项目任务的时间表。它还可以包括更多详细信息，例如每个任务所需的资源，谁对此负责，项目具有的浮动或松弛以及关键路径。ProjectManager的甘特图是创建详细项目进度表的完美工具。 9.项目状态报告 项目状态报告是必不可少的项目管理工具，因为它们允许您在任何时间点检查项目的运行状况，并与利益相关者共享数据以保持更新。状态报告是简短的，仅包括最相关的信息。 10.项目结束模板 在项目结束阶段创建项目文档始终是必要的。这是因为项目经理需要完成合同，创建 “经验教训” 文档，并在其他重要任务中获得利益相关者的正式批准。所有这些都必须记录在案，这样就不会有任何东西从裂缝中掉下来。 11.项目建议书模板 项目建议书是一种项目管理文档，可以快速概述项目的关键领域。其主要目的是在启动阶段让潜在的利益相关者相信项目的价值。它应该是一份有说服力的文件，强调主要的好处、目标和要求。 12.项目简介模板 项目简介是项目计划的摘要版本，面向跨职能团队或利益相关者等受众，他们不需要深入了解项目管理计划的所有细节，但仍然需要了解项目目标，预算，角色和职责以及其他关键方面。 13.需求收集模板 项目需求是项目预期的目标和规格，以确保所有利益相关者都得到满足。我们的免费需求收集模板将帮助您记录所有项目需求。 14.项目概述模板 项目概述是一份长达1页的文档，概述了项目的最关键方面，例如项目的时间表，里程碑，预算，状态以及团队成员的角色和职责。 15.团队章程模板 团队章程是一份项目管理文件，显示项目团队的角色、职责、可交付成果和资源。它帮助项目经理了解每个团队成员的工作量和目标，以便更好地进行资源规划。 什么是值得记录的 无论您的组织结构如何，记录和记录项目各个方面的能力对于成为成功的项目经理至关重要。在整个项目生命周期中，需要维护多个报告、图表、图形、文档、变更请求和状态更新，文档将项目的不同部分拼接在一起，并使其成功完成。 但是，您的时间有限，在大多数组织中，耐心等待繁琐的文书工作。您如何保持效率并有效地记录项目？考虑以下因素来确定什么是值得记录的: 与客户相关的一切-想象一下，客户突然质疑几个月前做出的决定。客户说他们选择了一个方向，但是您的公司决定在实施过程中走另一条路。有关客户会议的清晰文档，包括日期，时间和与会者的注释，有助于解决误解。 法律命令-对于某些项目，法律团队需要在项目期间审查文档。对于公共项目，可能会有监督和审查过程来分析项目完成后的项目。在项目开始之前，了解您的法律团队需要的文档要求。在这种环境下，追赶是有风险的。 适当的过程 -- 虽然你不想因为记录太多你实际上没有处理的计划和过程而迷失方向，但你确实想要围绕项目计划和目标的一些定义。让您的组织结构指导要记录多少个流程。例如，尝试在需要合法文档的项目上进行无过程操作只会使您的项目陷入麻烦。如有疑问，最好的方法是记录。 对项目的更改-正在进行的项目更新对于文档至关重要，尤其是在项目目标转移时。理想情况下，您将拥有一个实时在线项目管理工具，以便实时安排资源和任务更改，并在问题发生时捕获问题。但是，应以版本控制的方式将对项目计划的更大影响添加到项目文档中。 项目文档最佳实践 那么，你应该使用什么最佳策略来保持你的文档有效、高效和及时？要根据最佳实践调整文档，您应该: 慢慢来 -- 用你的日历!许多人认为日历只是为了安排会议。不是。用它来安排2-3个小时的不间断时间来汇编一份重要的文件。与其接听电话或与同事交谈，不如花时间进入写作领域。有了集中的时间和注意力，你就能取得重大进展。同样，每周在日历中安排10-15分钟的时间段，以查看和更新文档。 拥有正确的详细程度-为工程师整理文档与向高管提供的文档不同。工程师需要您可以提供的详细信息，而高管则没有时间被详细信息所困扰。他们只想要要点、底线和下一步。由您决定适合合适受众的文档级别。 使用智能存储-您的文档需要易于定位。如果文档埋在没人能找到的岩石下，它是没有用的。这包括确保基础设施已经到位，可以在线访问文档，并且文件夹结构和层次结构易于理解且直观。 与他人分享-大多数人讨厌将文档放在一起，但喜欢为他们打包的文档。人们真的阅读了文档，你会感到惊喜!使用您的在线项目管理软件将您的文档与项目一起在线存储，理想情况下是在协作，安全的环境中。 版本控制和最新-保持项目文档的最新和更新是具有挑战性的。很容易达到初始版本的目的，但是返回并更新文档并维护版本控制是很痛苦的。最大的帮助是您拥有的文档存储库基础结构。自动版本控制允许您管理此过程，并且文档的使用者始终相信他们拥有最新版本。 ProjectManager如何帮助项目文档 ProjectManager是连接混合团队并促进协作的工作和项目软件。所有项目文档都可以存储在该工具上，每个需要访问文档的人都将拥有它。您可以创建项目计划等等，使ProjectManager成为项目成功所需的唯一软件。 在交互式甘特图上制定项目计划 最重要的项目文件之一是您的项目计划。您可以与我们的甘特图一起制作和分享，该图可以组织您的所有任务，链接依赖项和绘制里程碑，以帮助您按计划进行。它甚至过滤关键路径。我们的在线甘特图提供实时数据，并且易于共享，因此每个人都始终在使用最新数据。 使用实时仪表板监控您的项目 您的项目文档仅为项目的执行奠定了基础。为了遵守这些计划，您需要有一种实时监控进度和性能的方法。我们的实时仪表板会自动收集，计算并提供时间，工作量等的实时指标。与其他工具不同，没有必要的设置。随着项目的展开，你会看到发生了什么。 通过一键式报告深入数据 当高级视图不够时，您可以通过击键生成项目报告。获取有关您的成本，进度等更多信息。可以过滤所有报告以仅显示您要查看的数据。您可以将报告附加到利益相关者电子邮件或将其打印出来进行演示。 ProjectManager是一种灵活的工具，可让您在项目更改时根据需要更新项目文档。每个人都通过电子邮件通知或应用程序内警报进行了更新，因此永远不会对预期的内容感到困惑。使用一种工具来管理您的项目计划、资源、成本和团队，同时存储所有项目文档以实现成功。 当然，文档可能是你的项目的祸根，但你需要它。有一些工具可以帮助你更容易、更好、更快地做到这一点。ProjectManager的在线软件套件是一个很好的协作工具，可以创建和存储您的项目文档，以便与您的团队更轻松地访问和共享文档。免费开始。