随着业务的发展，公司的知识库也在扩大，员工可能需要新的工具来管理它。存储在个人电脑上的技术文档经常丢失，或者人们只是忘记在大多数用户可以访问的普通文件夹中共享它们。这种情况对于信息存储在内部、无法访问互联网的公司来说是典型的。如果您希望使知识库可管理、可访问和可重用，内部服务器通常是一个很好的解决方案。然而，投资一台单独的服务器可能会对公司的预算造成沉重打击。因此，企业主经常求助于在线文档工具。 什么是在线技术文档？ 在线技术文档意味着使用使您的公司能够在线存储、交换、创建、编辑、审查甚至翻译文档的软件。软件提供商将文档存储在云中。这种解决方案将为您节省在租用服务器空间或投资于自己的公司服务器上所需的资金。 在线技术文档的好处 经济并不是在线软件文档工具的唯一好处。实践表明，使用这样的软件会给你以下好处： 第一个优势是远程工作。你的员工现在可以在家工作了。这实际上意味着从世界地图上的任何地方工作，这在今天尤其重要，因为每个企业都面临着新冠肺炎带来的问题。授权用户即使在家工作也可以访问您的所有文档。同时，在线存储文档将像保证你不会丢失重要信息一样。此外，您将能够始终与您的同事保持联系，因为在线文档工具允许用户交换意见并解决与他们正在编写的文本有关的问题。 这就引出了第二个优势，那就是团队合作。这对于习惯于在传统‘内联网’系统中工作的人来说是难以想象的。当然，这需要一段时间让员工习惯真正意义上的团队合作。旧的intranet系统允许人们访问一些共享文件，一些文档对每个人都可以访问，但这并不意味着团队合作。在联机文档软件中，员工可以在同一个联机文档门户中同时工作。如果你想澄清一些问题或提出请求，你不再需要交换电子邮件。您也不必通过电子邮件发送文档，因为所有相关人员都将实时看到内容的所有更改、调整和修订，并分配相应的文档状态。这使得技术编写者和审阅者的工作变得容易得多。 下一个优势与电子行业发生的最新技术转变有关。现在观察到的一个新趋势是，当智能手机和iPad变得越来越受欢迎时，PC正变得越来越像是“备用”功能。你可能在现代办公室看到过，人们主要使用他们的小工具（例如，当他们在个人邮箱中获得工作任务时），只有在特殊情况下才使用个人电脑。 联机文档工具保证从任何设备访问。 它们是小工具友好的，这使得它们非常方便，尤其是当您需要在在线存储中查找文档或读取信息并进行一些微小调整时。当你必须创建一个新的文档时，你很可能会求助于你的PC。不管怎样，小工具的使用流量现在比个人电脑要大得多，这使得企业主将注意力集中在在线文档工具上。 最后但并非最不重要的优势是监控。使用联机文档工具，您可以监视范围广泛的参数。例如，您可以检查用户在页面上花费的时间。如果他们花太多时间阅读，文本可能需要复习，因为它可能太复杂了，难以理解，应该简化。 ClickHelp中的联机技术文档 ClickHelp提供在线文档软件，可以满足最先进的企业对知识库的可管理性、可访问性和可重用性的需求。ClickHelp提供以下功能： 丰富的内容是吸引你注意力的第一个特点。它不仅允许用户创建文本，还可以通过添加视频、截图、图表、表格、图表等可视化内容，使文本对读者更具吸引力。随着信息变得更加“易于消化”，读者也会参与其中。 ClickHelp提供现成的联机文档模板。它们可用于创建新文档。这些模板在设计和调色板方面有所不同。但使ClickHelp模板脱颖而出的主要原因是，用户不仅可以选择设计，还可以选择布局。布局意味着文本结构：对于每种类型的文档，特定的结构是合适的。有些文本的结构应该是TOCs（这样你就可以看到内容的结构），其他的应该基于“面包屑”原则，这样读者就可以从一个主题转移到另一个主题。所有模板都是可Brandable的。您可以修改模板，以便始终遵循您的品牌指导方针。 信息可以根据用户访问或授权进行隔离。您可以创建公共文档，或者为敏感信息设置密码保护。公共文档对于SEO的目的是很好的。这样的信息会被搜索引擎找到。您可以进一步修改它，以提高您在搜索引擎排名中的地位。在这方面，公共文件可以被视为一种营销工具。密码保护可以应用于只针对授权读者的文档，但仍然可以在线存储，以便相关人员可以使用这些信息。 下一个特性是信息的可重用性。有这样一个特性，即内容重用。当您有许多在结构和内容方面非常相似的“标准”文档时，这是必不可少的。有时，标准文档，如手册或规范，有完全相同的部分内容。很多时候，所有的区别都在于产品的名称。在这种情况下，quick parts特性非常有用。重复的相同片段可以保存为快速部分，并在需要时插入。 此外，ClickHelp将使更新文档变得容易。更新与单一来源密切相关。例如，您有几本手册需要更新。使用ClickHelp，您将不再需要在每个特定文档中进行调整，然后检查并反复检查调整是否正确。您只需更新一个单一来源的内容，其余的手册将自动更新。这将确保所有文件的统一性。 最后，ClickHelp提供翻译模块。现在，您可以将翻译和本地化工作添加到常规的技术文档项目中。 对于那些创建多语言文档的人来说，翻译模块是一个很好的补充。 有了这个模块，您可以在内部进行翻译工作（通过将任务分配给您的内部翻译人员），或者创建外包项目（聘请专家或翻译机构）。对于所有使用过CAT工具（计算机辅助翻译）的翻译人员来说，界面看起来都很熟悉。文本被分成短段，并在屏幕上以两列（源文本和目标文本）表示。 结论 在线软件正变得比内部解决方案更受欢迎。这主要是由于要处理大量的信息。为了正确地维护和管理他们的文档，公司转向在线文档工具。ClickHelp集成了许多流行的功能，使文档处理变得容易。因此，技术编写人员、审阅人员和翻译人员可以同时在同一个门户中编写、审阅、翻译和发布文档。 祝你的技术写作好运！ ClickHelp团队 跨平台和设备编写、托管和交付文档