翻译技术速递
我们技术文员承担的不太常见但更重要的角色之一是涉及到创建或修改计划文档（简称计划）。不幸的是，这些计划往往写得很差。政府的计划因这个问题而臭名昭著：它们往往看起来就像是注定要失败的。这不是简单的不幸，而是各国政府不愿就具体建议采取行动，因为这样做代价高昂，争议不断，不受欢迎且困难重重。政府可以通过制定一个有理有据的计划来消除采取行动的需要。实际上，各国政府把一个行动计划变成了一个不行动计划。
当制定计划的目的是为了避免行动时，我们就做不了太多的事情。对我们来说幸运的是，这些计划之所以失败，绝大多数是因为它们是由那些有着良好意愿的人编写的，但这些人并不是专业的计划者，即使他们是其他领域的专家。这些计划者忽略了成功所需的关键因素--那些将推动计划的因素，而不是一份被搁置和遗忘的文件。
为什么要让技术文员来制定一个更有可能成功的计划呢？因为，在重点了解了用户需求之后，我们可以重新调整计划以满足那些最终使用它的人的需求。也就是说，我们可以帮助把不行动的计划转变成可以执行的计划，从而达到想要的结果。一个成功的计划有五个关键要素：
明确的目标陈述
合理的预算
明确的可交付成果
责任
最后期限
明确的目标陈述
很明显的是，如果你不定义目标，就无法完成目标，但许多计划中的目标都不精确，过于笼统、定性或主观。有时，它们会具备所有的这些缺点。技术文员则善于发现这些问题并加以解决。我们可以：
使不精确和不具体的措辞变得精确和具体。
将一般陈述转换为突出重点的陈述，同时还识别需要自己提出解决方案的例外情况。
将定性描述转换为构成可交付成果基础的定量描述
识别主观描述并将其转化为更客观的描述。
合理的预算
即使是管理传播部门或自营职业的文员也很少能胜任经济学家或簿记员的角色。因此，我们也许不是为一个计划创建预算的最佳选择。但是，我们有价值的技能在于事实核查和研究。依据计划的内容，我们可以使用这些技巧来对预算估计进行一个现实的检查，并解决潜在的问题，例如：
确定尚未包括在预算中的行动和可交付成果
检查总数以确保它们相加。
此外，我们可以采访规划师的经理，了解以前项目的典型成本或标准费用，例如雇主用来将成本分配给必须支付成本的群体的“退款”。如果这些信息不可用，我们可以利用我们的同事关系来获取更多的数据。如果信息被适当地匿名化，大多数人就愿意与同事分享这类的数据。
可交付成果
在计划中提出的每一项行动都必须有至少一个相关的“可交付成果”，这一术语指的是必须在指定的时间范围内交付才会发挥有用的服务、结果或有形商品。例如，可交付成果在很大程度上成为了绩效评估衡量成功的依据。大型或复杂的计划通常会忽略可交付成果，或者没有明确的说明。我们可以找出这些疏漏，并提出适当的解决办法。可交付成果必须像目标一样，精确而具体（例如，可衡量），突出重点，是定量的而非定性的，是客观的而非主观的。我们可以帮助确保所有定义的可交付成果满足每一条标准。
责任
没有分配给被追究责任的某个人（或者团队中的几个人）的行动将永远不会被执行。也不会对结果进行测量或分析。特别是对于大型计划或在截止日期压力下制定的计划，很容易错过将一个或多个目标分配给负责实现这些目标的人。
编辑人员和技术文员比作者更容易发现这些疏漏，因为作者经常阅读和修改他们的计划，以至于他们再也看不清他们正在阅读的内容。我们还可以确定计划中提到的任何个人是否已经超负荷工作并需要帮助，以及哪些人可能有时间帮助他们。
同样重要的是，我们还可以帮助这些人确保他们的可交付成果符合计划中包含的规定标准。编辑人员在这方面尤其擅长，因为我们在根据已发布的标准评估文档方面有很丰富的经验，例如出版商的作者指南，雇主的首选风格指南或技术标准。
最后期限
没有规定最后期限是计划最大的失败之一。如果计划依赖于“尽快”，“及时”或“尽速”这样狡猾的字眼，我们很容易就会认识到失败。第二个失败的根源是没有设定合理的最后期限。好的计划者总是与负责每个截止日期的人进行核对，以确保考虑到他们所面临的其他限制因素时仍是可行的。一开始就学会这一点，就有可能解决问题。另一个失败的根源是没有在截止日期前进行监控，而一个成功的计划包括明确说明如何进行监控。如果我们在最后期限前发现问题，就没有时间去解决它了。
作为优秀的项目经理，我们这些沟通者可以帮助解决所有这些问题：我们可以识别模糊的最后期限，并帮助它们精确化。我们可以与负责每个可交付成果的人一起工作，以确保最后期限是合理的。我们可以监控每个最后期限的进展情况，并提供帮助，使某人按时返回，从而使他们免于因造成计划的失败而感到尴尬。
计划成功
即使我们采取了这些步骤，还有很多造成计划失败的原因，包括环境的意外变化，人为错误和偶然的厄运。但是在计划中包括这些关键因素中的每一个以及实现他们的方法都大大降低了失败的可能性，并给我们时间和资源来处理不可避免地出现的意外。考虑到设计一个成功的计划是多么容易，为什么不让一个技术文员来避免计划失败呢？
以上中文文本为机器翻译，存在不同程度偏差和错误，请理解并参考英文原文阅读。
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