许多工作环境要求协作编写和编辑文档。如今，这种合作已经得到简化。员工不需要在同一地点，在同一办公室工作；员工可以自由住在在不同的地理位置。此外，文档通过电子邮件、电话、聊天或会议工具快速高效地分发，人们无需一起去办公室就可以聚集在一起。 今天，我们将有两种创建内容的方法：协作创作和基于主题的创作，还能看到这两种方法的策略。 协作创作是什么？ 协作创作是一种在一些作者的协助下创建内容的方法。有了这样一个灵活的过程，创建内容就可以更快、质量更好。这个方法涉及使用基于web的工具创建文档，以便组的多个成员可以编辑文档。 协同创作方法 当您有多个作者一起工作时，可以应用多种策略，例如： 平行结构。每个作者负责内容的某些部分，并与其他作者同时创建自己的部分。所有部分完成后，内容将合并以创建完整的文档。 反应敏捷的每个作者负责内容的某些部分。在创建内容时，他们会根据其他作者创建的内容修改内容。 顺序性。每个作者负责内某些部分的内容，并在前一个作者完成其的部分后再创建这些作者自己的部分。 有了这样的工作实践，每个作者都会成为这个过程的瓶颈和失败点。例如，作者可能会错过提交内容的截止期限，而其他人将无法继续执行他们的部分。为了避免这种情况，您可以应用一种混合方法，其中作者可以与其他作者并行处理文档的任何部分，并提供一个灵活的过程。 协作创作的利弊 合作写作的显著的优点是： 内容质量。当您有一个作家团队时，可用于为内容制作做出贡献的技能集就会扩大。多个作者可以评估彼此的作品并提高其质量。 适应性。文档创建过程通常需要大量资源。通过协作创作，您可以在过程中加入更多的作者，以满足不断增加的需求。拥有广泛技能集的团队可以处理更广泛的主题和任务。 具有高度的灵活性。内容通常只是一个更广泛的系统的一部分，比如产品开发。这就是为什么内容生产可能会被视为整个系统的瓶颈。协作创作提供了灵活性，并降低了内容创建过程中的此类风险。 高效的工作流。通过协作创作，您可以与其他作者一起创建有组织的工作流。每个人都会立即看到变化，因此它为正在进行的工作提供了更多的透明度，没有人会做重复的工作。 可访问性。您的所有工作都存储在云中，因此您可以从任何地方访问它，并且不必担心硬盘崩溃或存储空间耗尽。您也可以从任何浏览器登录到创作工具中，因此您不会与办公室中的主台式电脑绑定。 除了协作创造的好处，出现了以下挑战： 均匀性。矛盾的内容会导致误解，在自动化环境中，会导致生产问题。由于每个作者都有自己的风格，协作创意团队需要控制用来确保质量和一致性的风格。 均匀性。所有团队成员必须理解共同目标，并朝着同一方向工作，以确保实现最终的目标 使用新的工具。使用内容的集体工作需要新的工具和方法来控制内容并易读。 此时，我们想到了不同的方法，基于主题的创作时机已经成熟。 什么是基于主题的创作？ 基于主题的创作是一种生成内容的方法，它被分为一小部分信息主题。主题是一个信息单元，其标题和内容足够短到特定于主题。这些主题可以在不同的上下文中混合和重用，用户可以按任何顺序读取它们，或者根据需要跳转到不同的主题。基于主题的方法特别适用于技术文件。 主题类型 您可以根据三种不同类型的内容来创建不同类型的内容： 任务：告诉他们如何实现目标。它提供了执行任务的详细步骤，并将包括先决条件和先决条件、有关目标或任务的一些上下文、选择和/或结果。 概念：解释事物如何工作或事物的意义。概念为他们提供了一种理解事物是如何结合起来的方法。概念通常包括解释性或说明性图形，例如具有高级信息的体系结构图（术语表术语是概念主题的子类型）。 参考资料：快速查找带有大量细节的信息。这些图形可能包括非常具有技术性的图形、有组织的列表和详细的表。参考主题是用于扫描的，而不是用来阅读的。 基于主题的创作利弊 技术作者熟悉基于主题的创建。基于主题的创作具有以下好处: 协调。结构化主题只包含理解一个概念、执行一个过程或查找一组参考信息所需的信息。 可重复使用性。主题可以多次重复使用。这是基于主题的创作的主要好处之一；这意味着你可以写一个主题一次，然后在许多出版物中使用它，如新产品、新版本等。 易于更新。管理和翻译主题更容易，您可以在不同的出版物中重用它们。 经费有效性。更新现有文档比创建新文档更能节省成本 速度更新速度更快：当您更改主题时，更改将应用于使用该主题的任何位置。 可访问性。访问特定信息的速度更快，因为您不需要浏览整个文档就可以找到所需的主题。 具有高度的灵活性。这意味着主题可以通过大型桌面显示器、平板电脑、智能手机等以多种格式使用，如打印和在线。 问题来了：如果基于主题的创作如此伟大，为什么不是所有的公司都实现它？以下是一些想法： 变更需的投资成本。这是一个需要编制预算的附加软件。并不是所有的公司都直到这个软件的好处；因此，公司可能很不情愿。公司所需要的就是看看投资回报率，考虑一下这个软件节省的时间和它增加的质量。之后，任何公司都会发现基于主题的创作工具是值得尝试的。人员是任何组织中最昂贵的资产。就经济角度而言，提高生产力是一件可取的和合乎逻辑的事情。例如，您有四个人在使用文档，并且您愿意雇佣第五个人。只要计算该额外人员的年薪，并将数字与基于主题的创作软件的价格进行比较；例如，单击帮助，您会发现购买有价值的工具更便宜。 改变自己。在切换到基于主题的创作之前，必须更改审阅过程，并使现有内容适应基于主题的模型。作者应该改变写作习惯，从结构上思考问题。不是每个人都准备好这么做。这需要时间和意愿离开外壳，开始不同的工作。所以这种限制只存在于大脑中，可以通过训练来掌握。 结论 当您编写技术文档并积累下了大量内容，基于主题的创作方法最适合您。与较长的章节或文件相比，短小精悍的主题更容易阅读和理解。这种方法是在ClickHelp中实现的，因此文档编写更简单、更快，并具有可重复利用的片段和重复内容的变量等特性，为用户提供高度集中的搜索结果。学习使用这个解决方案很容易。这种复杂性可能隐藏在如何为主题编写或定义规范中。但是，如果应用彻底，基于主题的创作提供了一种能力，让您的内容更新几乎任何格式。因此，如果出于某种原因，您还没有完成基于主题的创作，请仔细研究一下。 祝你的技术写作好运！ 单击帮助小组 跨平台和设备编写、托管和交付文档