翻译技术速递
如果你是一个技术作家，我肯定你有一个无穷无尽的积压。这是悲哀的，但却是如此真实的生活：如此多的任务要做，而时间却如此之少！即使是任务和时间管理领域的专业人士也可能会遇到这样的问题。所以，让我们来弄清楚如何应对堆积如山的任务，以提高你公司的生产力。
为什么要担心积压呢？
你可能会说，有一个积压是不可避免的，没有必要马上处理它--一个人可以让它过去。但那是个巨大的错误！如果一个技术作家有一个无法管理的积压，会发生什么？-抑郁=)但实际上不仅如此…
不合理的长时间科技写作积压导致：
经济损失。某些类型的技术文档间接影响公司的财务绩效--例如，针对客户或员工支持的文档。如果说明书不能帮助客户解决他们的问题，他们中的一些人可能会放弃使用一种产品；还有人会向支持团队伸出手，增加了门票数量。如果技术文档不能帮助员工维护和修复一个机械装置，工厂可能会受到干扰。
法律上的争论。针对安全问题的技术文档是重中之重。如果公司不能向用户提供这些单据，用户将无法安全地使用产品；如果发生伤害，可能会采取法律行动。
无法实现目标。毫无疑问，一个公司如果不能解决其问题并支持其流程，将无法实现其周，月，年的目标。
工作流程缓慢。积压的时间越长，管理它所需要的时间就越多。但不幸的是，管理任务并不意味着去做它们。
哪些任务最重要？
我们接到的任务通常都很紧急。但它们同样紧迫吗？说实话，他们不是。上一节显示与财务业绩，安全或法律问题相关的文档具有最高优先级。是的，是真的。但还有什么值得我们关注的呢？
首先，文档旨在支持公司中最薄弱的过程和点。每家公司都有自己的软肋。可以是任何东西。这些是首先要做的工作。如果你的公司处理好了这些问题，这将是一个很大的进步。
更新最流行的文档。有时，技术作者会面临以下问题：一个新的发布即将到来，成堆的文档需要更新，而您只有几天的时间来处理所有这些。你熟悉吗？最好的想法是选择读者每天使用的最受欢迎的文档，并马上更新它们。至于其余的文档，你可以在发布后一步一步来做--这是可以的。
选择积压时间最长的任务。分析积压已久的任务。它们可分为三类：
已经变得无关紧要的任务--如果你在很长一段时间内没有完成一项任务，那么它可能是无关紧要的，而且没有人再需要它了。假设情况可能已经改变了。
可以再等一段时间的任务--这些都是重要的任务，但你可以在一两周内完成。
变得更加重要的任务--这样的任务等待的时间越长，意义就越大。它具有最高优先级。
如何使你的积压工作井然有序？
我建议的第一件事是遵循你选择的策略。每天坚持下去，你就会看到你的积压是可以管理的。当然，计划外的事情可能会发生，这是不可避免的，但系统化将使你的积压免于混乱。你还能做什么：
不是所有的想法都应该作为任务添加到你的积压中。在创建任务之前，请确保您和您的团队需要它。
使用组件对任务进行分类。大多数项目管理工具都允许用户为任务选择组件，以确定它们所属的位置：功能，错误，时事通讯，入职文档，FAQ等。您可以创建您需要的任何组件。当您需要检查应该做什么时，它们有助于筛选任务。
使用到期日。当你有一个到期日时，你可以筛选你的任务，看看什么时候应该做什么。
毫无疑问，您应该使用提供任务跟踪的项目管理工具或帮助创作工具。
使用什么项目管理工具？
项目管理工具是组织工作流，跟踪进度和目标，与团队成员协作等的工具，它们不仅有助于组织一个团队内的工作流，还有助于与其他部门合作。我们有一个关于那个的帖子--在与其他部门合作时跟踪技术写作任务。
项目管理工具既可以是免费的，也可以是付费的。它们对团队和个人工作都有好处。下面是使用最广泛的一个列表：
流动计划者。最令人印象深刻的项目管理工具之一。它不仅有助于管理和跟踪工作流程，还有助于管理和跟踪资源和工作人员的可用性。
团队合作。一个在线平台，减轻管理项目，里程碑和任务的痛苦。
Zoho项目。为那些不想花很多钱的人提供项目管理的软件。
塞洛克斯。这是一个工具，不仅可以帮助跟踪任务，还可以跟踪项目预算。
甘特普罗。显示项目中的任务对最终结果的贡献。
校对中心。一个在线项目管理应用程序，用于组织和跟踪项目并进行协作。
雷德明。一个用于任务跟踪的开源工具，带有用于添加特定功能的插件。
ClickHelp作为一个为科技作者提供的创新解决方案，为用户提供了任务跟踪功能。我们的报告中心将为您提供您或您的团队工作流程的鸟瞰。您将看到每个作者所写的内容的数量，要做什么，要审查多少主题，以及其他显示Project准备就绪的数据。而且，主题状态和电子邮件通知不会让你错过任何东西。
结论
要想成功管理科技作家的积压，需要坚持选择的策略，当然还要使用专门的工具。但不仅这一点很重要。这在很大程度上取决于科技作家的自我组织能力，抵制拖延和自律能力。但那是另一个讨论的话题。看看我们的技术作家的后人格特征。
祝你的技术写作好运！
单击帮助小组
跨平台和设备编写，托管和交付文档
以上中文文本为机器翻译，存在不同程度偏差和错误，请理解并参考英文原文阅读。
阅读原文